イベント管理システムのメリットは?複数のシステムを比較して決めよう!

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お店やカフェなどでもイベントが行われることも増えていますね。このようなイベントを管理するためには、さまざまなノウハウが必要です。イベント管理システムを利用することで、少ない手間で満足度が高いイベント運営が可能になります。イベント管理システムにもいろいろな種類があるため、比較して決めることが必要ですね。

autumn0920 15 views 2019年1月10日

イベント管理システムについて

イベントの規模に関わりなく、イベントの参加者の募集や実際に滞りなくイベントを進めていくためにはしっかりとした管理が必要となってきます。イベント管理をスムーズに行うために便利な仕組みとして、イベント管理システムがありますが、実際にはどのようなものなのでしょうか。

イベントを開催する際に主催者を悩ませるのが煩雑な準備、必ずと言っていいほど起こる当日のトラブルの処理、そして手間のかかる事後報告。それらをすべて一元化してイベント運営を総合的に便利にできるのがイベント管理システムです。 引用元:イベント管理システム13選!運営効率化・セミナー管理など - イベント管理 | ボクシルマガジン

参加者の管理、直前のリマインド、お礼や個別メールの作成…イベント・セミナーの管理は面倒でややこしいことだらけ。そんな手間から解放してくれるのが「イベント管理システム」です。準備からアフターフォローまでを一元管理できるスグレモノ。自動リマインドや事前集金もできるシステムを使えば、ドタキャンや入金漏れのリスクを軽減できます。イベント管理システムは、収益化のためになくてはならない存在なのです。 引用元:イベント管理システムを徹底比較!重要な機能も解説!

単純に煩わしい集客や参加者の管理などを行えるだけではなく、イベントを行ったその後のフォローなどについても行えるのが、イベント管理システムのようですね。

オススメのイベント管理システム

さまざまなイベント管理システムの中から、おすすめのものをまとめました。それぞれのイベント管理システムには特徴がありますので、比較してニーズに合ったものを選ぶことがおすすめです。

■イーベ!

出典元:www.event-form.jp

情報発信からイベント・懇親会の受付までを一気に案内できるシステム。シンプルな料金プラン+イベント開催数やメール通数などの制限が一切ありません。QRコードを使って受付ができるので、当日の案内もスムーズかつ少人数で対応可能です。イベント直前の忙しい時期には、自動でリマインドメールや個別メールを送信。イベントのワクワク感を高めたり、ドタキャンを防いだりできる豊富なサービスが魅力的です。 引用元:イベント管理システムを徹底比較!重要な機能も解説!

■RESERVA

出典元:reserva.be

高機能なセミナー受付システムを無料からで利用できます。導入は非常に簡単で、予約フォームの埋め込みがたったの3分です。SEO機能やアフィリエイト機能も備えているので、小規模組織のイベント・セミナー開催に向いています。

上位プランでも月額2万円とリーズナブルなのも魅力です。 引用元:セミナー受付システム一覧と比較!15製品を一挙ご紹介

■Coudic

出典元:coubic.com

無料で使える
予約受付用のホームページが作成できる
スマホ・タブレット対応
複数種類の予約内容を作成し同じページに表示できる
Googleカレンダーと連携できる
電話予約にも対応している
予約管理用のスマートフォンアプリがある 引用元:ネットで教室やイベントの予約受付・管理ができる4つのWEBサービス _ WEBマスターの手帳

■EventCreate

出典元:www.eventcreate.jp

EventCreateは告知用のホームページの作成から、来場者の受付、アンケートまでを網羅する法人向けのイベント運営 ツールです。

参加申し込み用のeチケット(メールチケット)の作成やQRコードによる受付管理、来場時刻の記録など、イベント運営をサポートする本格的な機能が揃っているので、 セミナーを定期開催されている企業は検討してみてもよいでしょう。 引用元:セミナー・サークル活動に!イベント運営を効率化するツール5選|ferret [フェレット]

無料で利用できるイベント管理システムもあるので、一度使い勝手を試してみてから有料プランに移行してみてはどうでしょうか。比較検討をして選ぶことで、利用しやすいイベント管理システムを探し出せますよ。

イベント管理システム導入のメリット

システムを利用することでどのようなメリットが得られるのかも気になりますね。ここではイベント管理システムを利用するメリットをまとめていきます。

予約システムの多くは、外部サービスとの連携を手軽に行えます。

Facebook、Twitter、はてなブックマークなどの各種SNSボタンを設置することで、サービスを利用したユーザによるSNS経由で情報が拡散、Webサイトへの集客増加につながります。

また、外部のアクセス解析ツールとの連携で、予約サイト内の解析が可能なシステムも多いです。 引用元:予約システム導入の8つのメリットと厳選4ツール ・・| Marketing Bank (マーケ...

「現時点での申込人数は?」「何人来場した?」「自分のお客様は申込・来場した?」「キャンセル者のリストがほしい」…これらがすぐにわかると、報告の手間が削減できるだけでなく状況に応じた集客や誘導、フォローの判断にも役立ちます。また、アナログ処理によるデータ管理の漏れや業務の属人化を防ぐためにもシステムによる見える化は不可欠です。 引用元:セミナー管理|セミナー・イベント管理・運営効率化のシャノン

システム導入にて、人員の削減、コストの削減につながった。
イベント終了後のその日のうちに、自動集計が可能ため、当日の連絡はもちろん、次回のイベントへの情報活用やアプローチが可能になった。 引用元:イン・ステップ株式会社|来場者情報管理システム

即時で申込受付・決済が開始できます。申込受付業務が自動化されるので、電話受付や入金突き合わせなどの、受付業務を大幅に削減できます。

参加者様は会員登録やアプリダウンロードは不要なので簡単に申込むことができます。 引用元:イベント参加WEB受付システム | イベントペイ

システムを導入する側だけにメリットがあるのではなく、イベントに参加する方にもメリットがあることが分かります。参加者にメリットがあることで、参加者の満足度が高いイベントの開催が可能になり、リピーターも増やしていけそうですね。

多くの人が集まるイベントだからこそ手間を最小限にしよう!

少人数のイベントから、より多くの人が集まるイベントまで、イベントの規模が大きくなればなるほど、管理をするのは手間もかかり、とても労力も必要となっていきます。
だからこそ、イベント管理システムを利用して、手間を減らすことも大切ですね。

受付業務の負担を最小限にして、コアスタッフをよりカンファレンス運営の業務に集中させることができました。申込者からの事前問い合わせサポートを含めた受付業務全てを任せられた事は、少人数のスタッフで運営している私たちにとってとても心強かったです。 引用元:イベント受付はピーティックスにおまかせ | Peatixコンシェルジュ …

苦手なところはシステムにお任せ! することも業務効率化のポイントになりそうですね。 引用元: 【Coubic導入事例】kana-yoga 〜苦手分野をフォローしてくれる便利なシステム〜 | ビズシル

情報を定型化して、再利用できるのでかなり作業効率があがり、浮いた時間を別の業務にまわすことができています。兼業ということもあり、一人で全てこなしていたので、本当に優秀なスタッフを雇った感覚ですね。しかも、文句一つ言わずに黙々と働いてくれます。笑 引用元:エキスパ - セミナー・イベント管理システム

さまざまなイベント管理システムを利用している方の声を見てみると、イベント管理システムを導入することによって、別の業務に時間がさける、苦手なことをシステムがやってくれる、効率的といったものがありますね。

まとめ

参加者にとっても満足度が高いイベントを作るためにも、システムを上手に利用して、省力化を図ることも大切ですね。人でなければできない業務だけを人が担うことで、少ない人数でもイベント企画側の疲弊を防ぐことも、イベント管理システムを導入するメリットといえそうです。イベント管理システムにはさまざまな種類があるため、使いやすいシステムを探し出して利用していきましょう。

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